السجلات و المستندات المخزنيـة

يقصد بها الأوراق و المستندات التي بها مضمون المخازن و التي تتمكن من خلالها إدارة المخازن من متابعة حركة المخزون,

فمن خلالها تتم معرفة الكميات الواردة و مقدار المصروف و المتبقي من المواد

هذه السجلات تختلف باختلاف المنشآت, و تباين أحجامها, و طبيعة عملها و سرعة دوران المخزون لديها

تهدف المنشأة من وراء استخدام السجلات و المستندات المخزنية إلى:

معرفة كمية المواد للمخازن, تاريخ وصولها, و الجهة الواردة منها؛

معرفة كميات المواد التي تم تجهيزها من المخازن, و الجهة الطالبة لها

تبين السجلات الكميات المخزنة من كل صنف دون الحاجة إلى القيام بجردها؛

يمكن استخدامها كأداة تخطيط و رقابة للمخزون؛

تسهيل عملية الحصول على الأصناف المختلفة من خلال تأثير مواقع الخزن على مستندات الصرف؛

تمكن من حصر مقدار التلف أو السرقة أو الاختلاس من خلال معرفة مقدار النقص بمقارنة الرصيد الموجود فعليا مع الأرصدة التي تبينها السجلات المخزنيـة.

توجد مجموعة من السجلات و المستندات و الوثائق الأخرى المستخدمة في المخازن و من نماذجها

سجل السلـع الـواردة: marchandises entrantes

و يبين مقدار الكميات الواردة إلى المنشأة, إذ يتم تقييد جميع الشحنات الواردة يوميا, بيان وصولها و كمياتها و اسم المجهز أو المصدر ورقم أمر الشراء؛

تقريـر لجنـة الاستلام و الفحـص:Rapport du comité de réception

حال وصول المواد و البضائع إلى المنشأة, يتولى قسم الفحص عملية فحص و تفتيش هذه المواد و ينظم هذا التقرير, إذ يبين معلومات عن المواد مثل اسم المورد, و التاريخ و مواصفات المواد و مقدار التلف منها؛

مستنـد الرفـض:document de rejet:

ينظم هذا المستند في حال رفض جميع المواد الواردة, أو جزء منها و إعادتها إلى المورد لمخالفتها للمواصفات؛

مستند استلامي مخزني:Document reçu mon magasin

وتقوم بإعداد إدارة المخازن اعترافاً باستلام المواد بعد نتائج عملية الفحص؛

مستنـد الصـرف:Document d'échange:

يستعمل هذا المستند عندما تقوم إدارة المخازن بتجهيز المواد إلى الجهات والإدارات التي تطلبها, و يكون هذا المستند على عدة نسخ ترسل نسخة منه إلى قسم الحسابات و نسخة إلى قسم الرقابة المخزنية, و ترسل نسخة إلى الجهة التي جهزت لها المواد و تحفظ النسخة الأخيرة لدى إدارة المخازن؛

مستند الإرجاع: Document de retour

وهو مستند إرجاع أو إعادة مواد من الأقسام أو الإدارات أو من قبل العملاء إلى مخازن المنشأة لأي سبب كان؛

إذن تحويـل المـواد:Permission de convertir des matériaux

أو سلع فائضة عن حاجة عملية إنتاجية إلى عملية أخرى, وكذلك في حالة تحويل مواد من مخزن إلى آخر داخل المنشأة؛

تصريـح خروج مواد Autorisation de sortie matérielle

يستخدم للسماح بخروج المواد أو البضائع من المخازن؛

سجل أستاذ المخازن:Registre des magasins Professeur

و يحتوي بيانات عن كل صنف من المواد المستخدمة في المنشأة, حيث تخصص صفحة أو أكثر لصنف معين لبيان كميات الواردة و المتبقية و المصروفة, و يساعد هذا في التخطيط المالي و الإنتاجي؛

أمـر الشـراء:demande d'achat

و يبين تاريخ الطلب و رقمه و إسم و عنوان المورد أو البائع و طريقة الشحن ومواصفات و كمية المواد, ويساعد هذا المستند في عملية استلام و فحص المواد, إذ تتم مقارنة المواد الواردة بالمعلومات والمواصفات الموجودة فيه؛

طلب الشـراء:Bon de commande

وهو النموذج الذي نطلب فيه إحدى الإدارات في المنشأة من الجهة المسؤولة عن الشراء, اتخاذ الخطرات اللازمة نحو شراء مواد أو إمدادات تشغيل,
و يحتوي هذا الطلب معلومات خاصة بالنوع و الجودة و الكمية و التاريخ المطلوب توفير المواد فيه, و الغرض الذي تستخدم فيه المواد, كما يظهر اسم الشخص الذي أصدره ورمز المادة و تاريخ طلب الشراء؛

تقرير الوحدات التالفة أو الناقصة
Rapport des unités endommagées ou manquantes
ويعد هذا التقرير إذا وصلت البضاعة تالفة أو ناقصة عن المتفق عليه أو لم تصل في الوقت المعقول, أي الفترة بين الشحن و الاستلام؛

إخطـار المورد: Notification du fournisseur
ويتم من قبل المورد و يتضمن معلومات عن إسم و عنوان المورد و الشاحن, وتوصيف المواد و البضاعة المشحونة و عدد العبوات و العلامات المثبتة عليها, ويراعى أن تتم إرسال هذا الإخطار عند وروده مباشرة إلى إدارة المخازن, لتتخذ الإجراءات اللازمة باستقبال المواد؛

بطاقـة الصـنف: Carte de catégorie

و تحتوي معلومات عن المادة, إسمها, مواصفاتها, رقمها الرمزي, و الكمية الواردة و الصادرة, وقد يثبت عليها كمية الحدّ الأدنى و الأعلى, و مستوى إعادة الطلب,

وتفيد هذه البطاقة
في سرعة معرفة الكميات المتبقية من المادة أو الطلبية
تسهل الوصول إلى الأصناف و المواد المطلوبة,
تساعد على ضبط كمية المخزون من الأصناف بمقارنتها مع سجلات المخازن
و تؤدي إلى تحاشي الأخطاء التي قد يقع موظفو المخازن بإصدار أصناف غير الأصناف المطلوبة,
مقارنة الرموز الموجودة على إذن الإصدار بالرمز الموجود عليها, و من عيوب استخدامها أنها لا تضمن دقة المعلومات المدونة بها من الرصيد الفعلي لإمكانية الخطأ أو النسيان,

البطاقة المخزنيـة:Carte de magasin
تعد هذه البطاقة لكل صنف أو مادة موجودة في المخازن, إذ يتولى أمين المخزن ترحيل جميع مستندات المخزون إليها و لذا فهي تحتوي معلومات أشمل من بطاقة الصنف و من فوائدها:

تساهم في توفير المعلومات عن حركة الأصناف و المواد و الكميات المتبقية منها بعد كل عملية استلام؛

تسهيل عملية الرقابة على المواد و عملية الجرد؛

تبيين مستويات المخزن لضمان عدم انخفاضه عن الرصيد المطلوب و بالتالي تساعد على ضمان تدفق الإنتاج.