تقدم
إدارة المخازن مجموعة من الخدمات للمنشأة بشكل عام و للإدارات الأخرى و من أهم هذه
الخدمات:
التوازن في تدفق المواد الأولية و الأجزاء, و المهمات الضرورية للوفاء بالاحتياجات التشغيلية
التزويد بالمستلزمات: قطع الغيار و
اللوازم الصناعية للمحافظة على الطاقة الإنتاجية, و ضمان استمرار العمليات
الإنتاجية.
استقبال و إصدار السلع الجاهزة: من المصنع أو من الخارج حسب الطلب
استلام و تخزين مخلفات الإنتاج و بواقي الصناعة: و تخزينها لحين التخلص
منها ووضعها في أماكن تضم عدم تأثيرها على المخزون الجديد
إدارة المخازن ليست من الإدارات الجالبة
للأموال للمنشأة بل هي من الإدارات المستخدمة للأموال, و دورها هو تحقيق أكبر قدر
من الوفورات في نفقات كثيرة و يكون ذلك من خلال:
تخفيض
تكلفة الأموال المجمـدة: عن طريق عدم تخزين كميات كبيرة, و العمل على صرف الكميات
المناسبة في الأوقات المناسبة و المحافظة على مستويات مخزون ملائمة؛
تخفيض تكلفة التخزيـن: وهو من صميم عمل إدارة المخازن و يتم ذلك عن طريق
عدة وسائل أهمها: تخفيض الإجراءات الإدارية في عمليات الصرف و الاستلام و عدم
المبالغة في استخدام القوى
البشرية بأعداد كثيرة, و العمل على استخدام أساليب التخزين و طرق حديثة و سليمة و
ملائمة لعملية التخزين أو للمخزون بشكل عام, وكلها وسائل تؤدي إلى تخفيض تكلفة
التخزين؛
تخفيض
احتمالات التلف للمواد المخزنـة: و المحافظة على هذه المواد من التلف و التقادم
والضياع و هي من صلب مسؤوليات إدارة المخازن؛
المساهمة
مع إدارة المشتريات في تخفيض تكاليف الشـراء: إن تخفيض تكاليف الشراء في الأساس هو
من مسؤوليات وظيفة إدارة المشتريات, لكن إدارة المخازن لها دور كبير في هذه
المسؤولية لأنها تساهم في تحديد كميات المواد المشتراة و في توصيف و تحديد خصائص
هذه المواد و في تقديم طلبات الشراء في الوقت المناسب.
التوصيف و التصنيف و التمييز للمواد المخزنة
يقصد
بالتوصيف وضع تفصيل شامل للمادة و تحديد دقيق للخصائص المميزة لها عن باقي المواد
الأخرى, بطريقة يسهل الوصول إليها و تساعد في تسهيل عمليات الحفظ و الصرف لهذه
المواد.
أما تصنيف المواد: فهو عملية فرز و حصر الأنواع المتشابهة و المتقاربة من
المواد في فئات أو مجموعات ثم تقسيم كل مجموعة من هذه المجموعات إلى أخرى ثانوية
على أساس التشابه أو التقارب أو الترابط أو التجانس أو التماثل. و يستخدم هذا
الأسلوب لسهولة التعرف على الأصناف ووضعها تحت تصرف الجهة التي تحتاجها, بالإضافة
إلى فوائده التي نذكر منها
تسهيل
عملية جرد و تنظيم حساب مجاميع المخزون؛
تسهيل
عملية التنظيم داخل المخزن؛
التعرف
على موجود المواد لمنع تكرار الشراء و بالتالي سهولة تقييم المخزون؛
معرفة
المواد الخطرة و عزلها كما في تخزين السموم و المواد القابلة للاشتعال.
تمييـز المـواد: يتم بالترميز بالأحرف و الأرقام أو بالألوان أو برموز
(علامات) خاصة بالمنشأة, وفوائد الترميز تكمن في سرعة الوصول إلى المواد داخل
المخازن و التعرفة على المواد المطلوبة
تحديد أماكن تخزينها بدقة و متابعة رصيد المواد داخل المخازن (الحدّ
الأدنى, الحد الأقصى, نقطة إعادة الطلب), و هذا يزيد فعالية الرقابة على المواد و
جردها
الإبتساماتإخفاء