هذه المقالة حلول
حول كيفية إدارة المخزون
Cet article solutions sur comment à la gestion des
stocks
كيفية تستجيب
لطلبات مختلفة من الموردين
Comment répondre aux diverses demandes des
fournisseurs
des documents عدم قابلية القراءة Le manque de lisibilité
بعض المعلومات
يمكن قراءتها في وثيقة
Certaines informations sont illisibles dans le document
Faire des vérifications
Renvoyer des documents lisibles au fournisseur
يفرض
الموردون حجم الكثير على الطلب
Les fournisseurs imposent la taille du lot à la commande
L’article se vent uniquement par lot. Mais la
quantité demandée est inférieure à la taille du lot
Exemple : vous commandez 6 pots de graisse. Le
fournisseur vous informe que la
vente se
fait par lot de 12 pots
Si tous les fournisseurs
l’exigent, modifier le nombre d’unités à la hausse
Affecter un lot minimum
dans la fiche article pour les prochaines commandes
Si non, proposer la consultation des
centrales d’achat
لم يتم تصنيع العنصر
المطلوب بعد الآن
L’article demandé n’est Pas plus fabriqué
L’article n’est plus fabriqué. Il a été remplacé par
celui que le fournisseur propose la solution
Exemple : vous commandez une pièce de rechange pour un
moteur NISSAN. Le fournisseur vous informe que ce fabricant a fermé
ses portes. Cependant, il vous propose une pièce équivalente du fabricant
TOYOTA
Si aucun fournisseur ne peut satisfaire votre
demande, faire part de la proposition à l’utilisateur du matériel
Les renseignements information sont incomplets sur la désignation de l’article
Exemple : vous commandez une boite de colle. Le
fournisseur vous fait part de la proposition suivante « la colle que vous demandez
se vend en pot de 2kg (500F), 5kg (1.000F) et 10kg (1.800F). Laquelle voulez-vous
exactement ? »
Un conseil du fournisseur : Achat d’un équipement neuf
Le dépannage de l’équipement sera très coûteux à
terme. Le fournisseur propose l’achat d’un article neuf
Exemple : vous commandez une pièce de rechange pour un équipement chez le fabricant
Ce dernier vous informe que la pièce que vous
demandez revient à 70% du prix de vente de l’équipement entier.global
Un conseil du fournisseur : Article incompatible non conforme au besoin
D.A OU B.C L’article est parfaitement identifié.
Mais le besoin qu’il va satisfaire est incompatible
Exemple : vous commandez 5 litres d’huile type HM46 pour un
moteur Hydraulique Le fournisseur vous dit « d’après le
constructeur, l’huile HX24
Pouvez-vous
vérifier et nous confirmer votre demande ?
Mettre à jour la description du produit dans la
fiche article
Si nécessaire, solliciter l’aide de l’utilisateur
Un conseil du fournisseur : Nouvel article mis sur le marché
L’article est parfaitement identifié.
Mais un nouvel article plus performant vient d’être mis sur le marché. Il se
vend à un coût légèrement plus élevé
Exemple : vous commandez régulièrement un tournevis
plat de 5mm. Le fournisseur vous informe qu’il vient de mettre sur le marché un
tournevis de même dimension, mais doté d’une protection contre la rouille.
Informer l’utilisateur du matériel
de la situation
Si la proposition du
fournisseur est acceptée, modifier l’article existant en y introduisant les
nouvelles informations
Ou au besoin, bloquer l’achat de
l’ancien article
Créer ensuite le nouveau et faire
une nouvelle demande
Un problème se pose avec l’unité de gestion
L’unité d’achat est différente de l’unité de vente
Exemple : D’habitude vous achetez la graisse B32 dans des
pots de 25 kg. Voici les données de planification de cet article dans le
magasin
Voici les données de planification de cet article
Stock minimum = 1pôt
Stock maximum = 2 pots
Vous commandez 2 pots. Le fournisseur vous informe
alors que désormais, cette
graisse est livrée dans des pots de 5 kg
Informer l’utilisateur de la
situation
Avec son accord, modifier la
description de l’article
Au besoin, bloquer l’ancien article
et créer un autre avec les nouvelles informations
Faire une conversion équitable entre
les unités
Modifier les données de
planification de l’article
Modifier la quantité demandée sur la
précédente demande d’achat
référence du fabricant a changé
L’article demandé est parfaitement identifié. Mais
sa référence a été modifiée chez son fabricant
Exemple : vous commandez une lampe électrique réf.
A0012. Le fournisseur vous informe que la nouvelle référence donnée par le fabricant
à cet article est AS11
Vérifier que l’article proposé
est bien celui qui a été demandé
Mettre à jour la nouvelle
référence dans la fiche article. Ajouter la mention « ancienne référence » dans
la désignation
Confirmer la commande chez le
fournisseur
Le fournisseur propose un article substituable ou équivalent
L’article est parfaitement identifié. Mais le
fournisseur propose un article équivalent (d’un autre fabricant)
Exemple : vous commandez un cahier SAFCA de 200 pages.
Le fournisseur vous propose plutôt un cahier EUROPAGE 200 pages et de même
type
Consulter l’utilisateur
Avec son accord, accepter la
proposition du fournisseur
Ne pas modifier l’article existant
Au besoin, ajouter la nouvelle
référence sur l’article en précisant le non du fabricant
Ranger le document du fournisseur
dans le classeur réservé à cet effet car il sera utile lors de la réception du
matériel
L’article demandé n’existe plus sur le marché
L’article est parfaitement identifié. Il n’est plus
fabriqué et le fournisseur n’a aucune autre proposition à faire
Exemple : Vous commandez une pièce de rechange chez un
fabricant. Il vous informe que depuis deux ans, la production de cet équipement
a été arrêtée. Et par conséquent, il ne fabrique plus de pièces de rechange
Proposer la consultation d’autres
fournisseurs
Laisser à l’utilisateur ou client
le soin de prendre la décision finale
Suivre ses recommandations
L’article est parfaitement identifié. Mais la
référence donnée semble fausse. Le
fournisseur fait alors des propositions
Exemple : vous commandez une pièce de
rechange. Le fournisseur vous répond « la référence marquée sur l’article ne
correspond pas
Ci-joint un plan de ce matériel muni de la liste des
pièces de rechange. Veuillez vérifier et nous confirmer votre demande »
Transmettre ces propositions à
l’utilisateur de l’articl
Faire des vérifications ensemble
Contrôler que le numéro de plan du
fournisseur est identique au votre
Au besoin, faire les modifications
nécessaires dans la fiche article
Faire part au fournisseur de votre décision
La référence de l’article est inconnue
L’article est identifié. Mais la référence donnée
n’est pas du tout connue
Exemple : vous commandez un ressort chez un fabricant. Il vous informe qu’il fabrique divers types de ressorts. Mais la référence que vous avez donnée ne figure pas sur son répertoire
Faire des vérifications dans le
catalogue
Au besoin, solliciter l’aide de
l’utilisateur du matériel ou du client
Suivre ses recommandations et
transmettre la réponse au fournisseur
Faire les modifications
nécessaires dans la fiche article
Le conditionnement de l’article a changé
L’article est parfaitement identifié. Mais il ne
peut se vendre que s’il est groupé avec un autre article
Exemple : Vous commandez un boulon M08x100. Le
fournisseur vous informe que ce boulon ne se vend plus sans rondelle. Il vous
propose alors un ensemble composé de : 1 boulon M8x100 + 1 rondelle diamètre 8
Proposer la consultation d’autres
fournisseurs (les centrales d’achat par exemple)
Si aucune réponse favorable n’est
reçue, informer l’utilisateur ou le client de cette remarque
Seulement avec leur accord, compléter
la description de l'article en y ajoutant le nom et la référence du nouveau composant
Si le composant supplémentaire est
déjà référencé dans le stock
il est préférable de bloquer l’achat des deux
composants et de créer un troisième article
Les points clés à retenir pour une gestion efficace des articles
Toujours consulter l’utilisateur habituel ou le
responsable de l’article en cas de doute
Demander l’avis des techniciens lorsque le problème
Ne jamais remplacer l'article ou
accepter un substitut sans l’avis de l’utilisateur ou du responsable
Faire des recherches dans la
documentation technique de l’article avant de répondre lorsque le problème posé
concerne les caractéristiques de l’article
Sauf pour le cas des magasins de
vente et lorsqu’il est clairement établie que mêmeétant substituables
Deux articles distincts sépare ne sauraient être confondus l’un à l’autre, il
faut éviter la création d’articles substituables
Car cette opération provoquerait la genèse des doublons dans le magasin
La mention « ou équivalent » qui peut être ajoutée
après le texte de la désignation de l’article sur la demande d’achat est largement
suffisante pour gérer de tels cas
Faire des mises à jour sur les
fiches des articles afin que les mêmes situations ne se reproduisent plus prochainement
Cette mise à jour immédiate des fiches articles permet aussi d’éviter les non conformités au moment de la réception des articles, mais surtout de pérenniser ou charge la solution du problème résolu
Conserver soigneusement dans un
classeur les divers documents envoyés par le fournisseur et qui sont liés aux
situations telles que celles présentées ci-dessus
Ces documents sont nécessaires lors du contrôle Qualitatif
et quantitatif au moment de la réception des articles commandés
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